会社には様々な用件で電話がかかってくるのが通常で、電話を受け取るまで用件はわかりません。ビジネスの現場で電話対応は非常に重要で、会社全体のイメージを左右するものです。顔が見えない電話でのやり取りは、誤解や間違いが生じやすいため、言葉遣いや作法などマナーの基本をしっかり学んでおくことが大切です。
電話がかかってきたとき、最も優先されるのが待たせないことです。そのため、他の業務の最中であっても電話を優先するようにしましょう。また、内容を正確に確認できるよう、電話を受け取る際には手元にメモなど情報を書き残せる道具を用意しておきます。2コール以内で電話に出るのが基本なため、もしも出るまで3コール以上かかった場合、待たせた旨を伝える言葉を最初につたえるようにしましょう。
待たせずに電話に出た時の第一声は、社名を名乗ることです。内容は会社によって異なっても問題ありませんが、言い方を統一しておいた方が統一感があります。声は明るくトーンはやや高めにし、はきはきとした発音を心がけます。こちらが社名を告げた後に相手が名乗りますが、初めて会話する相手であっても、世話になっている旨を丁寧に伝えて下さい。会社にかかってくる電話は良い電話ばかりではありませんので、こちらが名乗ったにも関わらず相手が名乗らない場合、相手の会社名や名前を確認する必要があります。
電話で用件を伝えられた場合、簡単な内容であっても最後に確認の復唱を行いましょう。間違った情報を伝達してしまうと、後のトラブルの原因となります。特に気をつけたいのが相手の会社名や氏名、連絡先などで、基本的な相手の情
報が間違っていると、折り返しの連絡すら不可能となるので注意が必要です。