「５S」という職場等で守りたい規則を示したスローガンがあります。これは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の5つを表しています。それぞれの内容は、簡単に説明すると以下のようになります
整理：いらないものを捨てること
整頓：いるものを使いやすい場所に置くこと
清掃：身の回りや道具を綺麗にし、点検すること
清潔：整理、整頓、清掃の３Sを維持し、綺麗な状態にしておくこと
しつけ：ルールや規律を守る習慣をつけること
元々、５Sは製造工場のスローガンでした。現在では、業種に限らずこの５Sを徹底することによって、企業の業績が伸びると言われています。これを仕事の最適化に活かした、「仕事の５S」というものもあり、内容は以下のようになります。
整理：価値のない仕事をやめること
整頓：仕事の偏り、滞りをなくすこと
清掃：適切に仕事を行えるよう、継続的に改善を行うこと
清潔：仕事の負荷や状況を把握できる状態にして、次にすることが分かるようにすること
しつけ：ルールや規律を守る習慣をつけること
「５S」も「仕事の５S」も、端的には、きちんと取捨選択をし、必要なものをわかりやすい状態にして、その状態が継続するように努力するということです。そのために、決められたことを守る「しつけ」の項目も重要になります。5Sは、ただの環境改善の方法ではなく、日々の業務にも通じる部分があります。5Sのノウハウは、そのまま仕事のノウハウにも繋がるのです。
5Sを取り入れている日本企業に、自動車メーカーのトヨタがあります。トヨタは、5Sを徹底することによって、スペースや時間、ミス、移動などの様々な無駄がなくなると考えています。
そんなトヨタでは、まずは5Sの「整理」と「整頓」の2項目を徹底するために、以下の方法を実践しています。
①いらない物を捨てる
トヨタの場合は、現場にあるすべてのものを「使う物」「使わない物」「使えない物」に分類し、「使えない物」は捨てます。「使わない物」は、いつか使うかもしれない物なので、捨てずに残します。スペースを無駄にせず、使いたい物をすぐに取り出すためにも、重要な対策です。
②物の位置を決める
たとえば、よく使うものを近くに置いておくことで、物を手に取るまでにかかる時間を減らします。物のある場所が分からずに探してしまう、無駄な動作を防ぐ意味もあります。
③机の上には「簡単に動かせない物」を置く
「簡単に動かせない物」とは、パソコンや固定電話のことです。それ以外の物を全て引き出しの中にしまうことで、余計な物が視界に入らず、集中力に繋がります。
④物の位置を変えない
物の定位置を決め、使った後は必ずそこに戻すことによって、一緒に仕事をする社員達も、物を探しやすくなります。
⑤日を決めて整理整頓する
綺麗な状態を保つために、1週間に1回や1ヶ月に1回など、頻度を決めて定期的に整理整頓や清掃を行います。
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上で紹介した方法は、トヨタに限らずどの会社でも実行できるはずです。仕事で忙しくても、身の回りを片付けることが仕事の効率化に繋がると考え、ぜひ真似してみてください。